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intelify diseña el sistema de ordenación de acceso de los visitantes a los patios de Córdoba

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¡En intelify estamos de enhorabuena! El Ayuntamiento de Córdoba ha confíado en nuestra empresa para ofrecer el servicio de información y ordenación del acceso a la Fiesta de los Patios que se celebrará entre los días 7 y 19 de mayo en la ciudad de Córdoba.

Contentos pero más que responsabilizados por la importancia del proyecto y ocupados en poner todo nuestro sistema de información a punto, nos embarcamos en el mayor reto hasta la fecha en la (corta) historia de intelify: mejorar la experiencia del usuario que acuda a la fiesta de los patios de Córdoba, haciendo para ello uso de diferentes aproximaciones utilizando sistemas de información.

Dado que en nuestro código genético se encuentra incluída la transparencia, haciendo gala de ella y por convencimiento propio (reclamamos políticas de apertura de datos y de transparencia en las administraciones públicas desde el 2004), queremos compartir con todos aquellos que han preguntado por el contrato, el mismo, cuyo valor es de 16.250€. En el momento en que lo tengamos en nuestro poder, lo facilitaremos.

¿Cuál es el problema que se tiene? ¿Cuál es el reto?

intelify ofrecerá un servicio de ordenación del acceso de visitantes a los patios, que se vertebrará desde distintos puntos de información autorizados al efecto complementado con un sistema de reservas online, desde donde se informará del nivel de intensidad y concentración de personas por cada barrio y, dentro de éste, de cada patio, de modo que cada visitante puede reservar presencialmente o bien online una hora o momento del día en el que desee visitar los patios, como mecanismo de regulación, distribución y ordenación del flujo de personas por las zonas tradicionalmente de mayor saturación de visitantes.

El problema de masificación en la fiesta de los patios es un problema histórico que se vive en la ciudad desde hace años y es intrínseco al espíritu de los patios: gente particular que abre su casa para que todo tipo de visitantes, quien quiera, la visite de manera libre. A medida que la Fiesta de los Patios se ha popularizado, se ha ido incrementando el número de personas que han querido conocer los patios provocando situaciones de masificación que no hacían posible visitarlos.

colas de acceso a patios (fuente: Diario Cordoba)

A raíz de la declaración de la Fiesta de los Patios como Patrimonio Inmaterial de la Humanidad, se teme por parte de los propietarios y del Ayuntamiento una afluencia de público tal, que imposibilite el disfrute de la fiesta, máxime cuando en la Navidad del 2012 las visitas a los patios se triplicaron con respecto al año pasado, estimándose una visita de 150.000 personas.

Ante esta tesitura, ¿qué hacer? ¿cómo conseguir que se mantenga el espíritu de la fiesta de los patios de la apertura de la casa privada pero sin que haya elementos de masificación que hagan que la propia fiesta muera de éxito?

Sobre la plataforma de reservas

Una cola se forma cuando la demanda es mayor que la capacidad del sistema, hecho que ocurre todos los años en los patios. Tanto la formación de colas como las posibles soluciones a las mismas son tratadas en la teoría de colas habiendo diferentes aproximaciones a su gestión, aunque teniendo la evidencia matemática que la mejor solución a colas en el ámbito físico, cuando se trata de personas es la cola única.

Como comprueba matemáticamente el divulgador Bill Hammack en problemas de colas físicas, lo óptimo es tener una sola cola y que los clientes puedan ser repartidos de la manera más uniforme posible en función de la capacidad del sistema (esta es la razón por la cual cuando vamos a un aeropuerto, a Carrefour o a un banco utilizan normalmente procedimientos de cola única)

(si te interesa leer más sobre teoría de colas, échale un vistazo a este artículo de microsiervos)

Cuando en la fiesta de los patios la demanda es mayor que la oferta en momentos del propio Festival, como ocurre durante los fines de semana del concurso, y aplicando la solución de la cola única, la mejor desde un punto de vista matemático, regular el acceso de la mejor manera posible obliga a la creación de un sistema de información que reparta a los visitantes entre las diferentes zonas de la ciudad donde se encuentran los 55 patios, una vez que se hayan cubierto el conjunto de las mismas.

A diferencia de las colas únicas de bancos o de supermercados, donde el usuario va a la caja que le toque, en el festival de los patios, es el usuario quien elige la ruta a llevar a cabo. El sistema reparte entradas en función del aforo con el que cuenta cada una de las zonas y llegado al límite marcado, el sistema informará que en ese tramo horario y en esa ruta específica no hay disponibles entradas.

Aproximación heurística: prueba y error

intelify ha venido utilizando aproximaciones heurísticas ante los problemas de acceso a los diferentes recintos de patios. Partiendo de la mejor solución posible (epígrafe anterior) y una vez desplegada analizamos la respuesta del sistema y deducimos cómo el mismo puede mejorarse en el futuro, creándose un circuito de retroalimentación continuo de prueba y error para mejorar el sistema.

¿Qué quiere decir todo esto? Que cualquier tipo de sistema de información diseñado para solventar el problema de formación de colas, necesita mejorarse continuamente a base de la experiencia recopilada y esto sólo se hace cuando el diseño está desplegado en un entorno real, con los propios usuarios utilizando la misma.

¿se acabarán las colas con este sistema en la fiesta de los Patios?

No, las colas no se acabarán con este sistema de información, ni con ningún otro, pero sí estamos convencidos que las minimizarán.

Existen 5 rutas posibles que pueden ser visitadas en diferentes tramos horarios (mañana, tarde y noche). Cada una esas rutas tiene una capacidad máxima que se definirá en función de los aforos existentes en cada uno de los patios así como por el tiempo medio de visita individual a cada uno de ellos. En un sistema ideal donde el usuario no tenga capacidad de elección, el sistema se optimizaría ya que enviará de manera aleatoria a los usuarios a las diferentes partes del sistema. Sin embargo, desde que obviamente el usuario elige la zona de acceso, hemos de conjugar capacidad del sistema con el deseo del cliente.

Pongamos un ejemplo: digamos que una ruta puede ofertar en condiciones óptimas hasta 1.000 entradas en un tramo horario. No se producirían colas si todos los usuarios fueran formando una cola única y siendo repartidos por el propio sistema, pero dado que son libres para visitar los patios en ese tramo horario, muchos de ellos coincidirán en su visita.

Esto lo hemos estudiado de manera empírica en los últimos 3 años en Intelify. Contamos con sistema de información que permiten recopilar información del flujo de personas y los picos de afluencia de personas a diferentes entornos se dan siempre. Por ello, la formación de colas es intrínseca a cualquier conjunto de personas que quieren acceder a un sistema donde la capacidad es finita.

flujo de personas en la calle Céspedes (tecnología city analytics)

El ejemplo del gráfico es cómo un día cualquiera, en este caso el sábado 13 de enero de 2013, la afluencia se va incrementando conforme pasan las horas, alcanzándose el pico en el tramo comprendido entre las las 1 y las 2 de la tarde, probablemente derivado de su tránsito hacia bares/restaurantes de la zona.

Del cómo se dará a conocer la plataforma. La parte de intelify

¿Cómo encontrará el usuario la página donde sacar las entradas? La estrategia a seguir será la inclusión de enlaces de acceso a la plataforma sen las principales webs de referencia de patios existentes en la ciudad entre otras: webs institucionales como la del Consorcio de Turismo, diferentes webs de asociaciones de patios (esta o esta) así como en el artículo de Cordobapedia sobre el propio festival.

Con ello nos aseguraremos que los principales receptores de visitas de personas interesadas en los patios conozcan que este año y por primera vez se deberá sacar una entrada para su acceso. Por otra parte, el dominio municipal que se utilizará será el de http://patios.cordoba.es así como el que hemos sugerido desde intelify: http://entradaspatioscordoba.com.

Conscientes de que al menos el 50% de la población, actualmente, todavía no utiliza Internet de manera regular, apoyaremos con personal propio en la fiesta de los patios ofreciendo información de acceso entre las diferentes rutas que habrá par seguir. Entregaremos entradas para las visitas, apoyándonos en

Unificación de información

Una de las ventajas añadidas que tiene un sistema de reservas online, largamente estandarizado en el sector turístico (avion, renfe, autobus, hotel), es que permite tener un primer canal de comunicación directo con la persona.

Gracias a la emisión de entradas, el sistema permite ofrecer información específica y comunicar aquellos mensajes necesarios que se quieran transmitir de la fiesta de los Patios: a los usuarios se les puede recordar algunas condiciones de uso y de visita de los patios, las cuales son desconocidas en muchas ocasiones por completo por ser una fiesta tan singular (se visitan casas particulares).

Por ejemplo, comunicar en todas y cada una de las entradas que se emitan que en determinados sitios no se pueden llevar a cabo fotografías o que el usuario no tiene derecho a utilizar el cuarto baño, supone unificar información y trasladar mensajes unívocos a los usuarios del sistema.

Acceso a información en el mundo físico. códigos QR y correo electrónico

Cada usuario imprimirá su entrada que incluirá un código que, al ser leído por cualquier voluntario en la entrada del patio mediante un dispositivo móvil, contará que la persona ha entrado en el patio.

(Para los usuarios con dispositivos iPhone que integren la tecnología Passbook, el usuario podrá utilizar el código QR generado que automáticamente se le incluirá en el monedero virtual)

Automáticamente, recibirá información en su correo electrónico sobre aspectos diferentes. Si tiene su teléfono móvil a mano y con conexión a internet el usuario podrá acceder a información sobre cómo llegar a otros puntos del destino. No necesitará descargarse ninguna aplicación específica.

Este sistema ya lo testamos entre febrero y abril con un proyecto piloto llevado a cabo en la ciudad de Córdoba y patrocinado por parte del Ayuntamiento de Córdoba donde testamos la experiencia de usuario ante lectura de códigos QR en la calle y la recepción de correos electrónicos con cupones de descuento y ebooks de manera inmediata.

Los datos nos confirmaron nuestra hipótesis inicial: la mejor estrategia para el envío de información a una persona en el mundo físico es mediante correo electrónico (el 82% de los usuarios leen correo electrónico en su móvil) frente a la descarga de apps ad hoc que requieren una experiencia de usuario mucho más tediosa (conoce la existencia de la app, busca la app en la store, descarga la app en la store, abre la app en la store, busca la información necesitada).

el equipo que trabaja en el diseño del sistema

Intelify es una empresa cordobesa nacida en el añ0 2010 con el objetivo de simplificar la vida de los usuarios en el mundo físico a través del diseño, desarrollo y despliegue de sistemas de información.

Un grupo de más de 10 personas ha venido desarrollando en los últimos 3 años un sistema completo de información que permite entre otras muchas funcionalidades, la emisión de entradas que puedan ser utilizadas como acreditación en espacios o bien el registro móvil mediante códigos QR.

Nuestra plataforma funciona como SAAS (software como servicio) en el cual el cliente no paga por el desarrollo, que ya se ha venido haciendo durante años, sino por la prestación del servicio de información durante un tiempo determinado.

Hemos venido utilizado nuestra plataforma en diferentes eventos como dos ediciones del EventoBlog (+4.000 asistentes), Mulafest (+5.000 visitantes), Día de la Bicicleta (+1.000 usuarios), la final de la Copa del Rey de Baloncesto en Vitoria (+15.000 usuarios), entre otros.

Además, Alfredo Romeo, nuestro CEO, Manuel Aragón, COO,  y Fátima Maestre, consultora de contenido, tienen una dilatada experiencia con turistas por su trabajo en la empresa Blobject. Alfredo fundó Blobject, empresa de coches eléctricos con GPS, pionera a nivel mundial, Manuel Aragón fue el encargado de las operaciones de la empresa, del mantenimiento de los coches, de la organización de rutas, entre otras y Fátima Maestre, gestora de rutas.

Durante estos años trabajamos directamente con miles turistas y conocimos de primera mano sus necesidades de acceso a la información en el mundo físico así como los intereses. Además, intelify llevó a cabo un prototipo experimental sobre la creación de un mapa turístico que informara de cómo se mueven los turistas en tiempo real que lleva ahora 2 años funcionando y que podeis ver aquí.

flota de coches Blobject con imagen corporativa de Hertz

Esta es parte del equipo de intelify de las +15 personas que trabajarán en el diseño del sistema de información para los patios de Córdoba.

De izquierda a derecha y de arriba a abajo: Juan Luis Pérez, Antonio del Hoyo, José Carlos Estela, Alfredo Romeo, Manuel Aragón, Antonio Catalán, Javier Aliaga, Rafa Jiménez

2017-05-25T11:23:17+00:00 23 / Marzo / 2013|intelify|